Инструкция по заполнению Справки о доходах, приложение к 6-НДФЛ после отмены 2-НДФЛ в 2021 году

В 2021 справку 2-НДФЛ упразднили. Теперь она стала частью 6-НДФЛ как ежегодное приложение под названием «Справка о доходах и суммах налога физического лица» (Форма по КНД 1175018). ФНС утвердила новый бланк и порядок заполнения.

В новой справке содержится информация об источнике дохода физлица, его зарплате, иных доходах и удержанном налоге. Она практически идентична 2-НДФЛ. Рассмотрим изменения в бланке, порядок его заполнения и сроки сдачи в ФНС.

Содержание

Нормативно-правовая база
Кто обязан сдавать справку
Порядок и сроки сдачи справки
Когда нужно выдавать работнику справку
Форма справки
Порядок заполнения справки
Контрольные соотношения
Изменения в справке в 2021 году
Особенности заполнения справки о доходах (кратко в таблицах)
Образец заполнения справки о доходах
Скачать форму справки о доходах
Санкции за нарушения при сдаче справок

Нормативно-правовая база

Начиная с отчётности за 2021 год, справка о доходах — это приложение № 1 к расчёту 6-НДФЛ. Сейчас применяется форма бланка в редакции Приказа ФНС России от 28.09.21 № ЕД-7/11/845@. Кроме того, приказом ФНС России от 19.09.23 № ЕД-7-11/649@ утверждены новые формы, порядок и формат, применять которые потребуется, начиная с предоставления отчёта 6-НДФЛ за 1-й квартал 2024 года.

При предоставлении сведений о доходах за 2020-ый и предшествующие годы справка выдаётся по старой форме (утверждена Приложением № 5 к приказу ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@).

Кто обязан сдавать справку

Справка необходима, чтобы представить в ФНС сведения о доходах сотрудников, а также удержанный с них НДФЛ. Организации, ИП, нотариусы, адвокаты и представительства иностранных организаций в РФ, выплачивающие физлицам зарплату, дивиденды и другие виды доходов (ст. 226 НК РФ), обязаны составлять её на всех лиц, получавших от них зарплату или другие выплаты. Они выступают налоговыми агентами, обязанными удерживать и перечислять в налоговую НДФЛ.

Сдавать справку не нужно:

При выплате физлицам доходов, не облагаемых НДФЛ (например, если вы вручили работнику подарок на сумму до 4 000 руб., а другие выплаты отсутствовали).
При выплате физлицам доходов, не являясь налоговым агентом (например, если вы оплачивали услуги юриста, являющегося ИП или самозанятым).
Не требуется сдавать в ФНС нулевую справку (например, если вы не вели деятельность, не осуществляли выплаты сотрудникам либо выплачивали только суммы, не облагаемые НДФЛ).

Порядок и сроки сдачи справки

В 2024-ом работодатели сдают справку в виде приложения к справке 6-НДФЛ. При этом не раз в квартал, а один раз в год. Соответственно, справка 6-НДФЛ и приложение о доходах физлица заполняются по итогам 2023-го и направляются в ИФНС, где ИП или юрлицо числится налогоплательщиком, до 26 февраля 2024.

работодатели, у которых число работников не превышает 10 человек, могут сдавать 6-НДФЛ и справку как в бумажном, так и электронном виде
работодатели, у которых число работников больше 10 человек, сдают справки исключительно в электронном виде

Для юрлиц с несколькими обособленными подразделениями существуют отдельные правила:

если и головное, и обособленные подразделения юрлица находятся в одном муниципальном образовании, работодатель отчитывается в ИФНС по месту учёта головного подразделения
если головное подразделение юрлица находится в одном муниципалитете, а обособленные – в других, работодатель вправе выбрать одну ИФНС, в которую будет сдавать отчётность по всем обособленным подразделениям

Чтобы работодатель смог воспользоваться этим правом, ему нужно до 01.01.2024 уведомить все ИФНС, в которых подразделения состоят на учёте.

Изменить своё решение в течение года невозможно. Уведомить налоговиков придётся лишь в случае изменения числа обособленных подразделений или при наличии других обстоятельств, способных повлиять на порядок сдачи отчётности.

Когда нужно выдавать работнику справку

Справка 2-НДФЛ позволяет узнать о доходах и платёжеспособности физлица. Потому она часто требуется:

для расчёта пенсии
для получения налогового вычета по окончании года
для передачи новому работодателю информации о стандартных вычетах (то есть при увольнении)
для подтверждения платёжеспособности при выдаче кредита
для подтверждения доходов при усыновлении детей
для предоставления информации о доходах в суд
для расчёта суммы выплат по алиментам
для оформления визы и т.д.

Работодатель обязан предоставить справку по заявлению как трудоустроенного (п. 3 ст. 230 НК РФ), так и уволившегося работника, а также иных лиц, получавших выплаты.

Справка предоставляется за 1 календарный год. Если нужны сведения о доходах и суммах налога за 2, 3 и более лет, заполняется 2, 3 и более справок соответственно

Форма справки за 2022-ый выглядит немного проще. В ней нет сведений о номере и признаке справки, а также уведомлений на вычеты. Но нужно указывать сведения о налоговом агенте.

По ст. 62 ТК РФ, если работник (в том числе бывший) обращается за справкой, работодатель обязан её выдать в течение 3-х рабочих дней. Она должна быть подписана руководителем.

При увольнении работника справка выдаётся в последний рабочий день.

Иным получателям дохода справка предоставляется в течение 30 рабочих дней.

Прочие особенности:

Кто составляет справку	Налоговые агенты, к которым относятся организации, ИП, нотариусы, адвокаты и представительства иностранных организаций в РФ, выплачивающие физлицам зарплату, дивиденды и другие виды доходов (ст. 226 НК РФ)
В каких случаях нужно заполнять справку	По заявлению физлица (п. 3 ст. 230 НК РФ)
Период, за который составляется	Справка предоставляется за 1 календарный год. Если нужны сведения о доходах и суммах налога за 2, 3 и более лет, заполняется 2, 3 и более справок соответственно
Количество предоставляемых справок о доходах и суммах налога в случае получения физлицом доходов, облагаемых по разным ставкам НДФЛ	Оформляется 1 справка
Порядок выдачи справки: при обнаружении ошибки в доходах или в налоге; при осуществлении перерасчёта за период, по которому уже была выдана справка	Законодательство не предусматривает составление корректировочных и аннулирующих справок без заявления физлица. Если после исправления ошибок или осуществления перерасчёта физлицо повторно запросит справку за тот же период, необходимо выдать справку с учётом исправлений и перерасчёта
Порядок выдачи справки в случае реорганизации, произошедшей в середине года, после которой работник продолжил работать в данной компании	Работодатель должен выдать 2 справки: одну до момента реорганизации (налоговым агентом является реорганизованная компания) вторую после момента реорганизации (налоговым агентом является компания, которая выдаёт справку)
Кто должен выдать физлицу справку, если компания, выступающая налоговым агентом, находится в процессе банкротства	Арбитражный управляющий
Как физлицу получить справку, если компания, выступающая налоговым агентом, ликвидирована	Физлицо может получить справку через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС России

Форма справки

Новая форма справки ориентирована на работодателей, отчитывающихся на бумаге. По мнению налоговиков, она также позволит автоматизировать и ускорить процесс обработки данных.

В 2024-ом справка состоит из 2-х частей:

непосредственно «Справка о доходах и суммах налога физического лица»
приложение к справке «Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода»

Сама справка содержит сведения о налоговом агенте и 4 раздела:

Сведения о физлице – получателе дохода:
- ФИО налогоплательщика
- паспортные данные
- ИНН
- статус
- код страны
Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода:
- налоговая ставка
- сумма облагаемого дохода
- налоговая база
- исчисленная и удержанная сумма налога
Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты:
- код вычета
- сумма
- сведения об уведомлении
Сумма дохода, с которого не удержан налог, и сумма неудержанного налога:
- сумма дохода, с которого работодатель не удержал налог
- сумма налога

В Приложении к справке указываются номер справки, отчётный год, ставка налога и заполняются сведения по месяцам.

Если у работника есть доходы, облагаемые по ставкам, отличным от 13%, их нужно отображать в отдельных разделах. Сумму налога с таких доходов также следует указывать отдельно.

Порядок заполнения справки

При заполнении справки недопустимо:

использовать цветные чернила (допускается лишь чёрный, синий и фиолетовый цвет)
вносить правки корректором
печатать с двух сторон листа
скреплять листы
проставлять отрицательные числа

Для удобства мы подготовили пошаговую инструкцию по заполнению справки. При этом рекомендуем заполнять её в следующей последовательности: общая часть, 1 раздел, приложение к справке, 3 раздел, 2 раздел, 4 раздел.

Общая часть

Укажите ИНН и КПП налогового агента. При этом лица, занимающиеся частной практикой, указывают только ИНН. В графе «номер справки» укажите её номер в отчётном периоде. В графе «номер корректировки» укажите:

для первичной справки – 00
для 1-ой корректирующей справки – 01
для 2-ой и других корректирующих справок – 02 и т.д.
для аннулирующей справки – 99

Раздел 1. Данные о физическом лице-получателе дохода

Заполните сведения о налогоплательщике:

ФИО
дату рождения
гражданство
паспортные данные
ИНН

Раздел 2. Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода

Заполняется отдельно для каждой ставки НДФЛ. Укажите общую сумму доходов, базу налогообложения, а также сумму исчисленного, удержанного и уплаченного НДФЛ.

Напомним, что:

общая сумма дохода – это сумма дохода в чистом виде (без учёта вычетов и удержаний)
база налогообложения – показатель строки «общая сумма дохода» (за исключением вычетов)
сумма фиксированных авансовых платежей заполняется только иностранными работниками на ПСН
исчисленный НДФЛ рассчитывается как «налоговая база × ставку налога»
удержанный НДФЛ – это сумма, которая удержана из доходов работника
излишне удержанный НДФЛ – это излишне удержанная сумма, которую работодатель не вернул работнику или переплата по НДФЛ
уплаченный НДФЛ – это сумма, которая уплачена в бюджет за год

Приложение к справке

Приложение заполняется отдельно для каждой ставки НДФЛ. Укажите номер справки и налоговую ставку. В 2023-ом ставка равна:

13% – для резидентов
30% – для нерезидентов

Отметим, что с 2024 года налоговые ставки резидентов и нерезидентов будут уравнены и для всех составят 13-15%.

Далее построчно укажите доходы сотрудника с кодами, а также вычеты, которые уменьшают налоговую базу.

Раздел 3. Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты

Внесите данные о вычетах, указав код уведомления:

для имущественных вычетов – 1
для социальных – 2
для уменьшения налога на фиксированные авансовые платежи – 3

Не забывайте, что:

каждый вычет заносится в отдельную строку
суммы по одному коду вычета могут быть объединены
одинаковые суммы вычетов с разными кодами заполняются в отдельных ячейках
при нехватке строк заполняется несколько листов, при этом оформляется шапка документа и раздел вычетов

Раздел 4

Заполняется, если налог не был удержан. Необходимо указать сумму дохода, с которого вы не смогли удержать налог, а также саму неудержанную сумму. Для каждой ставки НДФЛ нужно заполнять отдельный раздел.

Контрольные соотношения

Поскольку в 2021-ом справка 2-НДФЛ стала приложением к справке 6-НДФЛ, значительно поменялись и контрольные соотношения. Они представлены в письме ФНС от 23.03.2021 № БС-4-11/3759@. Большинство соотношений стали внутридокументными (т.к. раньше сравнивали показатели 2-НДФЛ и 6-НДФЛ).

Работодателям, нарушившим контрольные соотношения, ФНС пришлёт уведомление о выявленных несоответствиях и потребует устранить их в течение 5 дней или представить пояснения.

Изменения в справке в 2021 году

Объединение 2-НДФЛ и 6-НДФЛ

Правило о совместной отчётности действует с 2021 года (подп. «а» п. 19 ст. 2 ФЗ от 29.09.2019 № 325-ФЗ). Теперь налоговые агенты вместо сдачи отдельной справки по форме 2-НДФЛ прикладывают её к расчёту 6-НДФЛ. В приложении нет сведений о налоговом агенте и отчётном периоде. В 3 разделе есть несколько полей для информации об уведомлениях со стороны налоговой. Поле «сумма налога, не удержанная налоговым агентом» заменено 4 разделом.

Прогрессивная ставка НДФЛ

01.01.2021 введена прогрессивная ставка налога. Это означает, что:

если годовой доход налогоплательщика не превысил 5 млн руб., он облагается по ставке 13%
если годовой доход превысил указанную сумму, он облагается как 650 000 руб. + 15% с суммы превышения

В 2021-ом и 2022-ом работодатели должны учитывать каждую налоговую базу (например, отдельно зарплату и дивиденды). Если по каждой налоговой базе будут соблюдены допустимые лимиты, ставку в 15% применять не придётся.

Расчёт НДФЛ с процентов по вкладам

С 01.01.2021 действует правило: если проценты по вкладам превышают необлагаемый минимум (1 млн руб. × ставка ЦБ РФ на 01.01.2021), то они облагаются НДФЛ по ставке 13%. Налоговая база – превышение суммы дохода над необлагаемой суммой.

Новый перечень медицинских услуг

С 01.01.2021 действует новый перечень медицинских услуг, для которых возможно получение социального налогового вычета. Перечень утверждён постановлением Правительства РФ от 08.04.2020 № 458. В него входят:

услуги, связанные с медицинской эвакуацией и паллиативной помощью
дорогостоящие услуги с использованием репродуктивных технологий
услуги по ортопедическому лечению дефектов зубов и т.д.

Особенности заполнения справки о доходах (кратко в таблицах)

Правила оформления справки

Форма предоставления справки	в бумажном виде предоставляет налоговый агент в электронном виде можно получить в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС России (справка будет подписана усиленной квалифицированной электронной подписью)
Запрещено при оформлении справки	исправлять ошибки с помощью корректирующего или аналогичного средства; использовать двустороннюю печать скрепление листов, приводящее к их порче указывать отрицательные числовые значения
Допустимый цвет чернил для заполнения	Чёрный, фиолетовый, синий цвет
Порядок внесения значений текстовых, числовых, кодовых показателей	При заполнении вручную: слева направо, начиная с 1-го (левого) знакоместа. В незаполненных знакоместах в правой части поля необходимо поставить прочерк. При заполнении с помощью программного обеспечения значения числовых показателей нужно выравнивать по правому (последнему) знакоместу. При распечатке на принтере разрешается не обрамлять знакоместа и прочерки в незаполненных знакоместах
Допустимый шрифт	При заполнении справки на компьютере — шрифт Courier New. Размер шрифта 16-18
Буквы, которыми следует заполнять текстовые поля	Заглавные печатные буквы
Что ставить при отсутствии какого-либо показателя	Прочерк во всех знакоместах соответствующего поля
Что ставить при отсутствии значения по суммовым показателям	Ноль («0»)
Как заполнить справку, если на 1 странице не умещается вся необходимая информация	Заполняется требуемое количество страниц
Нужно ли ставить на справке печать налогового агента	Не нужно

Заголовок справки о доходах и суммах налога

Поле	Содержание
за 20__ год	Год, за который предоставляется справка
от ____	Дата (число, месяц, год) составления справки. Проставляется арабскими цифрами через точку. Пример: 13.07.2023

Раздел № 1 «Данные о налоговом агенте»

Поле	Содержание
Код по ОКТМО	Код муниципального образования, на территории которого находится организация или её подразделение, в соответствии с Общероссийским классификатором территорий муниципальных образований ОК 033-2013, утв. приказом Росстандарта от 14 июня 2013 года № 159-ст. Поле состоит из 11 знакомест. Если код имеет 8 знаков, справа не нужно проставлять никакие символы. Пример: 12545768. ИП на ПСН проставляют код по месту осуществления деятельности. ИП на других системах налогообложения, а также нотариусы, адвокаты и другие лица проставляют код по месту жительства
Телефон	Контактный номер телефона налогового агента
ИНН	Заполняют как организации, так и ИП. Если справку сдаёт правопреемник налогового агента, указывают ИНН правопреемника
КПП	Заполняют только организации. Если у организации есть обособленное подразделение, проставляют КПП по месту нахождения данного подразделения. Если справку сдаёт организация-правопреемник налогового агента, проставляют КПП правопреемника
Налоговый агент	Юрлица и обособленные подразделения указывают сокращённое наименование организации в соответствии с учредительными документами (при отсутствии указывается полное наименование). Налоговые агенты — физлица указывают фамилию, имя, отчество (при наличии) согласно документу, удостоверяющему личность. Сокращения запрещены. Двойную фамилию нужно писать через дефис. Пример: Артемьев-Сидоров Кирилл Сергеевич. Если отчитывается правопреемник, указывают наименование реорганизованной организации или её обособленного подразделения
Форма реорганизации (ликвидация) код	Поле заполняет правопреемник налогового агента. Указывают код: при ликвидации — 0 при преобразовании — 1 при слиянии — 2 при разделении — 3 при присоединении — 5 при разделении с одновременным присоединением — 6 Если организация составляет справку в отношении себя самой, поле заполнять не нужно
ИНН/КПП реорганизованной организации	Поле заполняет правопреемник налогового агента. Указывают ИНН и КПП реорганизованной организации или её обособленного подразделения. Если организация составляет справку в отношении себя самой, поле заполнять не нужно

Раздел № 2 «Данные о физическом лице — получателе дохода»

Поле	Содержание
Ф.И.О.	Указываются без сокращений фамилия, имя, отчество физлица в соответствии с документом, удостоверяющем личность. Для указания Ф.И.О. физлиц-иностранцев разрешается использовать латинский алфавит. При отсутствии отчества его не указывают
Статус налогоплательщика	Проставляется соответствующий код статуса физлица: 1 — резиденты РФ (за исключением иностранцев, работающих на основании патента) 2 — нерезиденты РФ (в том числе граждане стран, входящих в ЕАЭС) 3 — нерезиденты РФ, признаваемые высококвалифицированными специалистами 4 — участники госпрограммы по оказанию содействия добровольному переселению в РФ соотечественников, которые проживают за рубежом и не являются резидентами РФ 5 — беженцы и лица, получившие временное убежище на территории РФ, не являющиеся резидентами РФ 6 — иностранные граждане, работающие в РФ по найму на основании патента
Дата рождения	Дата рождения физлица (число, месяц, год). Проставляется арабскими цифрами через точку. Пример: 18.08.1967.
Гражданство (код страны)	Указывается числовой код страны, гражданином которой является физлицо. Проставляется в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира (ОКСМ), утверждённым постановлением Госстандарта России от 14 декабря 2001 года № 529-ст. Пример: 643 — код России, 804 — код Украины. При отсутствии у физлица гражданства указывают код страны, которая выдала документ, удостоверяющий личность
Код документа, удостоверяющего личность	Код вида документа, удостоверяющего личность, в соответствии со справочником «Коды видов документов, удостоверяющих личность налогоплательщика». Пример: для физлица, не достигшего совершеннолетнего возраста, проставляют код 03 — код свидетельства о рождении
Серия и номер документа	Указывают серию и номер документа, удостоверяющего личность, без знака «№»

Раздел № 3 «Доходы, облагаемые по ставке ___%»

В заголовке раздела указывают ту ставку НДФЛ, в отношении которой заполняется данный раздел. В случае, если в течение отчётного года физлицу выплачивались доходы по разным ставкам, данный раздел должен быть заполнен для каждой из этих ставок.

Поле	Содержание
Месяц	Указывают в хронологическом порядке порядковый номер месяца, за который был начислен и фактически получен доход
Код дохода	Код дохода проставляется из справочника «Коды видов доходов налогоплательщика» (прил. № 1 к приказу ФНС РФ от 10 сентября 2015 года № ММВ-7-11/387@)
Сумма дохода	Полная сумма дохода по соответствующему коду (указывается без налоговых вычетов). Если в отношении дохода предусмотрены профессиональные вычеты или доход облагается НДФЛ не в полном размере, напротив этого дохода необходимо указать соответствующий код вычета
Код вычета	Заполняют только для следующих доходов: в отношении которых предусмотрены профессиональные и инвестиционные вычеты в отношении доходов, которые облагаются НДФЛ не в полном размере согласно ст. 217 НК РФ (к примеру, стоимость подарков). В данном поле не отражают стандартные, имущественные и социальные вычеты. Код вычета указывают в соответствии со справочником «Коды видов вычетов налогоплательщика» (прил. № 2 к приказу ФНС РФ от 10 сентября 2015 года № ММВ-7-11/387@). По доходам, о которых идёт речь в ст. 214.1, 214.3, 214.4 НК РФ, для одного кода дохода допускается указывать несколько кодов вычета. В таком случае первый код вычета отражают напротив кода дохода, а остальные — строками ниже без заполнения полей «Месяц», «Код дохода», «Сумма дохода» (в них ставятся прочерки)
Сумма вычета	Сумма вычета не может быть выше суммы дохода. По доходам, о которых идёт речь в ст. 214.1, 214.3, 214.4 НК РФ, для одного кода дохода допускается указывать несколько кодов вычета. В таком случае первую сумму вычета отражают напротив кода дохода, а остальные — строками ниже без заполнения полей «Месяц», «Код дохода», «Сумма дохода» (в них ставятся прочерки)

Раздел № 4 «Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты»

Поле

Содержание

Код вычета

Указывают код соответствующего вычета из справочника «Коды видов вычетов налогоплательщика» (прил. № 2 к приказу ФНС РФ от 10 сентября 2015 года № ММВ-7-11/387@).

Число заполненных строк будет зависеть от количества видов вычета, которые были предоставлены физлицу.

Если вычеты не предоставлялись физлицу, поле заполнять не нужно.

Сумма вычета

Указывают сумму вычетов по указанному коду.