Квалифицированный россиянин уехал за границу, но желает продолжить сотрудничать со старым работодателем удалённо. Можно ли так устроить и как нужно для этого действовать руководителю? Давайте разберёмся.
Содержание
Продолжение сотрудничества
Фирма может выбрать один из нескольких вариантов сохранения ценного работника в зависимости от того, какие риски и расходы она готова себе позволить.
Оформление отпуска, если работник уехал на время
Закон никак не ограничивает длительность отпуска без сохранения зарплаты. Согласно статье 128 Трудового кодекса, этот срок устанавливается соглашением между работодателем и сотрудником. Что касается ежегодных оплачиваемых отпусков, то авансом они не выдаются, но прямых ограничений на их длительность тоже нет, если учесть дополнительные дни от работодателя (статья 120 Трудового кодекса).
Фирма может оформить работнику отпуск на время его пребывания за границей и оплатить фактически сделанную работу постфактум в виде премий или матпомощи. Отдельные работодатели применяют такую схему, но она вступает в противоречие одному из базовых принципов трудового права, прописанному в статье 2 Трудового кодекса: каждый сотрудник вправе получать зарплату вовремя и полностью, и работодателю следует обеспечить реализацию этого права.
Фирму могут привлечь к ответу за нарушение трудового законодательства и оштрафовать на сумму до 50 000 руб. (статья 5.27 КоАП РФ).
Оформление длительной загранкомандировки
Трудовой кодекс (статья 166) говорит, что продолжительность служебной поездки устанавливается работодателем самостоятельно.
То есть, руководство может оформить сотруднику длительную командировку за границу до его возвращения на обычное место работы. Проблема только в затратах, которые понесёт организация.
Затраты эти регламентируются Положением об особенностях направления работников в служебные командировки от 13.10.2008 № 749 (п. 12, 23). Согласно ему, работнику в загранкомандировке положено возмещение:
- затрат на дорогу и проживание
- суточных
- расходов на оформление документов для выезда, например, загранпаспорта и визы
- консульских и аэродромных сборов
- автомобильных сборов за право въезда в страну, транзит и т. п.
- медстраховки для визы
- прочих обязательных для такой поездки расходов
Средний доход, согласно статье 167 Трудового кодекса, сохраняется за сотрудником на период зарубежной командировки. Это же касается и места работы.
Ещё одна проблема: если Ваш удалённый “командировочный” попадает под мобилизацию, то, получив повестку, фирма должна будет прервать командировку досрочно. Дело в том, что длительность командировки прямо зависит от руководства фирмы, а оно должно обеспечить явку в военкомат работающих в компании призывников, согласно статье 9 Федерального закона от 26.02.97 № 31-ФЗ).
Перевод на удалённую работу
Это можно сделать легально, если работник сохранит постоянную российскую регистрацию, а непосредственно в трудовом договоре не акцентируется внимание на том, что сотрудник будет работать на территории другого государства. Допустим, используется такая формулировка: «Место выполнения трудовой функции сотрудник определяет самостоятельно».
По мнению Минтруда, нельзя нанимать сотрудников, живущих за границей (письмо Минтруда РФ от 09.09.2022 № 14-2/ООГ-5755). Положения отечественных законов о труде применимы исключительно на территории России, если другой вариант не прописан прямо в конкретном законе либо в международном договоре (статьи 10 и 13 Трудового кодекса). Необходимо соблюдать юрисдикцию, иначе Вы нарушите трудовое законодательство, что также карается штрафом до 50 000 руб. (статья 5.27 КоАП РФ).
У нас нет подтверждённых сведений о том, что какие-либо работодатели действительно привлекались к ответственности за удалённые договоры с жителями зарубежных стран, однако, практика в дальнейшем может и измениться. Минфин не видит нарушений в «удалёнке» из-за рубежа, но напоминает плательщикам о некоторых налоговых нюансах (письмо Минфина РФ от 18.07.2019 № 03-04-06/53227).
Как видите, возможность удалённо работать из-за границы существует.
Процедура перевода на «удалёнку»
Вам потребуется подписать дополнительное соглашение к трудовому договору с таким работником о дистанционном характере его работы. Для этого можно использовать и электронный документооборот, при этом нужно усиленная квалифицированная электронная подпись для фирмы и усиленная неквалифицированная ЭП для самого сотрудника (статья 312.3 Трудового кодекса).
Работодатель также обязан подготовить локальный нормативный акт (ЛНА), регулирующий условия удалённой работы:
- как сотрудник взаимодействует с фирмой (статья 312.3 Трудового кодекса)
- в каком режиме он работает и отдыхает, в том числе уходит в отпуск (статья 312.4 Трудового кодекса)
- включается ли время взаимодействия работника с работодателем в его рабочее время (статья 312.4 Трудового кодекса)
- как определить сумму и порядок выплаты сотруднику компенсации за использование в процессе работы собственного имущества (статья 312.6 Трудового кодекса)
- какие гарантии предоставляются на время командировок (статья 312.6 Трудового кодекса)
- как проинструктировать сотрудника по охране труда, если фирма выделила ему оборудование для удалённой работы, допустим, ноутбук (статья 312.7 Трудового кодекса)
Можно не создавать отдельный ЛНА, а внести все вышеописанные условия непосредственно в трудовой договор. Но при наличии нескольких дистанционных работников стоит утвердить общий внутренний регламент.
Роструд опубликовал специальный чек-лист (приложение 25 к Приказу Роструда от 01.02.2022 № 20) для проверки выполнения требований к организации дистанционной работы в компании.
Расчёт компенсации за использование личного имущества
В обязанности работодателя входит обеспечение работника необходимым техническим оснащением: компьютером, ПО, канцтоварами, связью, в том числе интернетом. Если у фирмы нет такой возможности, то она платит сотруднику компенсацию за его личные траты на исполнение рабочих обязанностей (статья 312.6 Трудового кодекса).
Работодатель устанавливает сам:
- Список затрат «удалёнщика», подлежащих возмещению. Сюда могут входить: спецификация техники, объём сетевого трафика, амортизация имущества, стоимость услуг связи.
- Сумму компенсации и способы её расчета.
- Порядок и график её выплаты.
- Список документов, доказывающих затраты сотрудника.
Компенсация должна быть экономически обоснована (письмо Минфина России от 06.11.2020 №03-04-06/96913). Документальное подтверждение понадобится не только для суммы затрат, но и для того факта, что деньги потратил именно сотрудник, чтобы выполнить свои служебные обязанности. Для этого необходимо подтвердить, что «дистанционщик», к примеру, работает с личного ноутбука и заключил договор с интернет-провайдером.
Заработная плата
Если на удалёнку переводится действующий работник, то сумму его зарплаты следует сохранить (статья 312.5 Трудового кодекса). При наличии районного коэффициента (РК) смена места работы на другое государство или на формулировку «по месту фактического пребывания» приводит к тому, что надбавка перестанет действовать. Значит, зарплата снизится. В таких ситуациях работодатель вводит собственную надбавку, возмещая утрату РК. Благодаря этому доход работника не снижается, и нарушений ТК здесь нет.
Сотрудник сам решает, в какой банк ему будут переводить деньги. Можно добавить в трудовой договор пункт о выплате зарплаты не самому работнику, а, к примеру, его члену его семьи (статья 136 Трудового кодекса).
Могут возникнуть проблемы с переводом денег в иностранный банк. В таких случаях можно договориться с сотрудником об их переводе на российскую карту. Единственное требование — письменное предупреждение работодателю от работника о смене кредитной организации минимум за 15 дней до следующей выплаты.
Платить следует в рублях. Расчёты в валюте допускаются только с представителями фирмы или с работниками её представительств за границей (статья 9 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ).
Налоговые правила
Если в трудовой договор дистанционного работника вписать другое государство как место жительства и выполнения служебных обязанностей, то закон это расценит как получение дохода за пределами России (пп. 6 п. 3 статьи 208 Налогового кодекса). Фирма не начисляет и не удерживает НДФЛ такому работнику. Другой вариант — «место работник выбирает самостоятельно» — предполагает удержание и уплату подоходного налога, потому что фирма не получила от сотрудника документов о переезде.
Нынешние законы не требуют работодателя сообщать налоговикам сведения о фактическом проживании своих работников.
Будучи налоговым резидентом России, работник сохраняет обязанность платить подоходный налог. Живя за границей 183 дня или больше из 12 месяцев подряд, он станет нерезидентом (статья 207 Налогового кодекса) и перестанет уплачивать НДФЛ с зарплаты в российской фирме. Здесь кроется одна из причин, из-за которых ФНС подозрительно воспринимает договоры на удалённую работу из-за рубежа.
Важно! Резидентство не меняется автоматически.
Для смены резидентства сотруднику следует:
- подписать дополнительное соглашение к трудовому договору, указав там страну проживания
- написать заявление о статусе налогового нерезидента, дополнив его копией заграничного паспорта с отчётливыми пометками о пересечении границы
После возвращения на родину резидентский статус также не изменится сам. Снова потребуется уведомлять своего работодателя.
Минфин выпустил разъяснения от 27.07.2022 с предложением поправок в Налоговый кодекс. Согласно им, удалённую работу из другой страны на российскую фирму следует считать доходом, полученным из источника в России. А тогда фирме придётся начислять и удерживать НДФЛ с сотрудников-резидентов по ставке 13-15%, а с сотрудников-нерезидентов — уже 30%. На данный момент такая поправка ещё не утверждена.
Охрана дистанционного труда
Большая часть обязанностей по созданию безопасных условий труда (статья 214 Трудового кодекса) снимается с работодателя, когда речь идёт об удалённой работе. Несколько обязанностей всё же сохраняется:
- страховать дистанционного работника от травматизма по статье 5 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ
- расследовать несчастные случаи, профессиональных болезни и микротравмы
- выполнять требования Роструда и иных уполномоченных надзорных госструктур
- рассматривать представления со стороны профсоюза
Кроме того, работодатель должен будет инструктировать сотрудника по безопасному пользованию оборудованием, выданным вместо возмещения расходов (статья 312.7 Трудового кодекса).
В этом заключается одна из причин негативного отношения Минтруда к договорам на удалённую работу с сотрудниками из других государств. По мнению ведомства, положения об охране труда станут невыполнимыми. Допустим, работодатель не сможет расследовать несчастный случай на территории другой страны, если эта страна не относится к ЕАЭС. А такие страны — это только Беларусь, Казахстан, Киргизия и Армения. Несчастные случаи, произошедшие с сотрудником в одном из этих государств, расследовать можно по Соглашению от 31 мая 2013 года (Федеральный закон от 04.11.2014 № 321-ФЗ). Но удалённый работник может проживать и в любой другой части мира.
Больничные
Удалённого работника, как и других, в обязательном порядке следует страховать на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, согласно Федеральному закону от 16.07.99 № 165-ФЗ. Однако, чтобы декрет или больничный удалось оплатить, следует заменить зарубежные медицинские документы на отечественный листок нетрудоспособности, который оформляется в соответствии с Приказом Минздрава России от 23.11.2021 № 1089н.
Для больничного от иностранной клиники потребуется легализация, перевод на русский язык и нотариальное заверение этого перевода, которые необходимо предъявить на рассмотрение медкомиссии в лицензированном российском медицинском учреждении.
Внимание! Предупредите удалённого сотрудника обо всём необходимом для получения выплат при заболевании или травме.
Воинский учёт и снятие с него
Переход на «удалёнку» — не увольнение. При переезде сотрудника за границу снятие его с воинского учёта возможно только, когда он получит статус «постоянно проживающего за пределами РФ» (статья 8 Федерального закона 28.03.98 № 53-ФЗ). Данный статус предполагает, что гражданин снят с регистрационного учёта в России и имеет разрешение на постоянное проживание, к примеру, вид на жительство, в другой стране.
Если ничего, кроме места пребывания, не поменялось, то нужно уведомить о переезде военкомат, в котором сотрудник стоял на учёте. Эта процедура регламентирована приложением 13 к Методическим рекомендациям по воинскому учёту от 11.07.2017:
- Заполнение и передача сотруднику любым возможным путём листка сообщения об изменении данных о лицах, состоящих на воинском учёте. Считается, что работник должен будет отнести этот листок в военкомат самостоятельно.
- Внесение изменений в личную карточку по форме №10 (п. 29 МР).
- Отправка в военкомат данных о таких переменах. Это надо сделать в двухнедельный срок. Бланк дан в приложении 13 к МР. Если не получилось отдать листок работнику, то в данном документе нужно описать причину.
Вести воинский учёт на «удалёнщика» надо так же, как на обычных штатных работников. Отличие только одно: не получится вручить сотруднику повестку в военкомат под личную подпись. Получив повестку на адрес компании, надо будет отослать её отправителю с сопроводительным письмом. В этом письме сообщить, что личное вручение повестки не представляется возможным из-за удалённого характера работы сотрудника.
Читайте также Календарь бухгалтера: декабрь 2022 года
