Прослеживаемость товаров: как оформить документы и составить отчёт

Прослеживаемость товаров регулируют два нормативных акта: Положение о национальной системе прослеживаемости, утверждённое Постановлением Правительства РФ от 01.07.2021 № 1108 (далее – положение № 1108), и Перечень товаров, подлежащих прослеживаемости, утверждённый постановлением Правительства РФ от 01.07.2021 № 1110 (далее – постановление № 1110).

8 июля 2021-го введена национальная система прослеживаемости товаров. У компаний и ИП пополнился ряд обязанностей:

• раз в квартал направлять в ФНС отчёт об операциях с прослеживаемыми товарами
• уведомлять налоговую службу об импорте товаров из стран ЕАЭС и экспорте товаров в эти страны
• заносить в универсальные передаточные документы (УПД) и счета-фактуры сведения об отгрузках прослеживаемых товаров
• счета-фактуры и УПД нужно выставлять в электронном виде и направлять посредством электронного документооборота.

Категории прослеживаемых товаров

К прослеживаемым товарам относится импортная продукция, занесённая в Перечень, утверждённый постановлением № 1110. В их числе:

• промышленные транспортные средства
• автопогрузчики с вилочным захватом и другие погрузчики
• бульдозеры, грейдеры, экскаваторы, дорожные катки, трамбовочные машины, планировщики и механические лопаты
• стиральные машины (как бытовые, так и для прачечных)
• холодильники, морозильники, холодильное и морозильное оборудование, а также тепловые насосы
• телевизионные приёмники, мониторы и проекторы
• детские коляски
• детские автомобильные сиденья, предназначенные для безопасной перевозки

Прослеживаемые операции

Положение № 1108 включает перечень операций, находящихся под контролем в рамках системы прослеживаемости товаров. К ним относятся:

• импорт прослеживаемой продукции из стран ЕАЭС
• экспорт продукции во все государства
• приобретение и реализация прослеживаемых товаров на территории РФ
• передача товаров от комитента комиссионеру для реализации
• получение товаров комитентом от комиссионера
• передача продукции в собственность на безвозмездной основе
• хранение остатков товара, образовавшихся у юрлица или ИП на дату вступления в силу Перечня прослеживаемых товаров (08.07.2021)
• передача и получение продукции, не связанные с её реализацией (при реорганизации, вкладе в уставный капитал и т.п.)
• случаи прекращения прослеживаемости продукции (в связи с утратой, недостачей, утилизацией, передачей физическим лицам для личных нужд и т.д.)
• случаи возобновления прослеживаемости продукции в связи с возвращением товаров в оборот (при выявлении излишков, возврате и т.п.).

Реквизиты прослеживаемости

Реквизиты прослеживаемости – сведения, которые юрлица и ИП, участвующие в обороте прослеживаемой продукции, должны передавать в ФНС:

• регистрационный номер товарной партии (РНТП), который формируется импортёрами или присваивается налоговиками
• количественная единица измерения, используемая для осуществления прослеживаемости товаров (указана в постановлении № 1110 для каждого вида прослеживаемой продукции)
• количество продукции в количественных единицах измерения.

Эти реквизиты необходимо указать во всех документах по прослеживаемости:

• в отчётах и уведомлениях, которые направляются в ФНС
• в счетах-фактурах
• в УПД (универсальных передаточных документах).

При получении счёта-фактуры или УПД, в которых отражена прослеживаемая продукция, покупатель должен убедиться в правильности заполнения указанных реквизитов, воспользовавшись специализированными сервисами на официальном сайте ФНС.

Правила выставления счетов-фактур и УПД

Правила для счетов-фактур

01.07.2021 введена новая форма счёта-фактуры, в которой предусмотрены специальные графы для реквизитов прослеживаемых товаров – 12, 12а и 13.

Продавцы, реализующие прослеживаемую продукцию, могут выставить счёт-фактуру только в электронном виде. Поэтому покупатели обязаны обеспечить продавцу приём счёта-фактуры посредством телекоммуникационных каналов связи. Такое правило по п. 1.1 ст. 169 НК РФ распространяется и на корректировочные счета-фактуры.

Такие счета-фактуры запрещено шифровать. То есть счета-фактуры, в которых содержатся реквизиты прослеживаемости продукции, не могут быть зашифрованы при их передаче, независимо от того, имеются ли каналы зашифрованной передачи данных.

Если в счёте-фактуре отсутствуют прослеживаемые товары, его можно выставить на бумаге. Тогда формировать поля реквизитов 12, 12а и 13 не нужно (п. 2.2 Правил, утверждённых Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137).

Правила для УПД

Универсальный передаточный документ оформляется юрлицами и ИП, которые отгружают прослеживаемую продукцию, но не платят НДС из-за применения УСН или ПСН. Также он оформляется организациями и ИП, освобождёнными от уплаты НДС.

Указанные продавцы прослеживаемых товаров обязаны выставлять УПД как при реализации, так и при безвозмездной передаче продукции.

УПД по общему правилу направляется в ФНС в электронном виде посредством электронного документооборота. Порядок обмена электронными счетами-фактурами изложен в приказе Минфина от 10.11.15 № 174н. Формат УПД указан в письме ФНС от 28.05.21 № ЕА-4-15/7407 (далее — письмо № ЕА-4-15/7407).

Как исключение УПД может быть оформлен и на бумаге. Тогда необходимо добавить в документ реквизиты прослеживаемости.

Исключение составляют случаи:

• когда товар продаётся физическим лицам для использования в личных целях, не связанных с предпринимательской деятельностью
• когда товар продаётся самозанятым гражданам, являющимся плательщиками НПД
• при экспорте изделий за границу
• при перемещении изделий из РФ на территории стран-ЕАЭС.

При увеличении или уменьшении стоимости продукции после отгрузки из-за изменения количества либо цены, нужно оформить корректировочный УПД, форма которого приведена в письме № ЕА-4-15/7407.

Правила оформления УПД при комиссионной торговле

Правила продажи товара комитента

При подобных сделках комитент (принципал) отгружает прослеживаемые товары комиссионеру (агенту), после чего тот находит покупателей и продаёт им указанные товары.

Когда отгруженные товары переходят от комитента к посреднику, в УПД нужно указать информацию о том, что прослеживаемая продукция будет реализоваться при помощи посредника, действующего от собственного имени.

УПД необходимо выставить и комиссионеру при продаже продукции конечному потребителю. Это обязательно, если комитент использует УСН, ПСН либо освобождён от уплаты НДС.

Правила покупки товара для комитента

При совершении подобных сделок комитент (принципал) даёт поручение комиссионеру (агенту) подобрать поставщиков и организовать закупку прослеживаемых товаров для нужд комитента.

Подп. «е» п. 13 положения № 1108 устанавливает, что комиссионер должен оформить УПД после приобретения продукции. Речь идёт о перевыставлении УПД, полученного посредником от продавца, т.е. когда посредник выступает покупателем.

Комиссионер должен перевыставить УПД так, чтобы покупателем выступал комитент. Аналогичная процедура предусмотрена и для счетов-фактур при производстве закупок через посредников. В перевыставленном УПД комиссионеру нужно отразить информацию о том, что прослеживаемые товары закупает посредник, действующий от собственного имени.

Сдача квартальных отчётов о прослеживаемости

Юрлица и ИП, которые в течение квартала проводили операции с прослеживаемыми товарами, обязаны сдать в ФНС специальный отчёт. Информация, которую следует отразить в отчёте, зависит от того, кем он составляется.

Таблица. Какие сведения включать в отчёт о прослеживаемости продукции

Для сдачи отчётности ФНС установила определённый срок – 25-е число месяца, следующего за истекшим отчётным периодом (кварталом). Направить отчёт можно лишь в электронном виде посредством электронного документооборота. При этом в отчёте должна стоять усиленная квалифицированная электронная подпись.

Если в период с июля по сентябрь 2021-го юрлица и ИП совершали операции с прослеживаемой продукцией, им придётся отчитаться в ФНС. Сделать это нужно не позднее 25.10.2021.

Если в отчёте обнаружат ошибки, отправителю предоставят один день, чтобы их исправить. То есть на следующий рабочий день после обнаружения ошибки нужно направить в ФНС корректировку.

Уведомление ФНС при импорте и экспорте товаров в страны ЕАЭС

Юрлица и ИП, которые ввезли в РФ из стран ЕАЭС прослеживаемую продукцию, должны направить в ФНС уведомление. Сделать это нужно в срок, не превышающий 5 рабочих дней с даты постановки продукции на учёт. Налоговики на следующий день после получения уведомления присвоят партии товара регистрационный номер и сообщат его импортёру.

Экспортёры также обязаны направить уведомление о вывозе прослеживаемых товаров в страны ЕАЭС. Срок подачи – 5 рабочих дней с даты отгрузки товара.

Направить уведомление в ФНС можно лишь в электронном виде посредством электронного документооборота. При этом в уведомлении должна стоять усиленная квалифицированная электронная подпись.

Если ФНС обнаружит ошибки, на следующий рабочий день нужно направить корректировку. Так же нужно поступить, если продукция, переданная в страны ЕАЭС или полученная из этих стран, впоследствии была возвращена.

Уведомление ФНС об остатках прослеживаемых товаров

Юрлицам и ИП необходимо проинформировать ФНС об остатках прослеживаемой продукции, если они имеются на дату вступления в силу Перечня, утверждённого постановлением № 1110. ФНС в письме № ЕА-4-15/9015@ от 28.06.2021 поясняет, что под остатками следует понимать в том числе основные средства и малоценное имущество.

В уведомление следует включить следующую прослеживаемую продукцию:

• ввезённую в РФ после 08.07.2021, если в качестве декларации на продукцию применялись коммерческие, транспортные (перевозочные) или другие документы
• ранее конфискованную и обращённую в собственность государства продукцию, приобретённую у агентства по управлению госимуществом после 08.07.2021
• продукцию, купленную после 08.07.2021 у самозанятых граждан-плательщиков НПД
• продукцию, купленную у самозанятых граждан-плательщиков НПД до 08.07.2021 и возвращённую в оборот
• продукцию, купленную после 08.07.2021 у физлиц, использовавших её в личных целях, не связанных с предпринимательской деятельностью
• продукцию, купленную до 08.07.2021 у физлиц, использовавших её в личных целях, и возвращённую в оборот

Если в перечень товаров, подлежащих прослеживаемости, внесены изменения, нужно направить в ФНС повторное уведомление об остатках, но указать в нём только тот товар, который был добавлен в перечень. Уведомление о товарных остатках должно быть подано не позднее дня:

• реализации всех остатков (в том числе безвозмездной их передачи)
• передачи товаров комиссионеру для их дальнейшей реализации
• экспорта товаров

В письме ФНС № ЕА-4-15/9627@ от 09.07.2021 есть расширенный перечень ситуаций, когда необходимо уведомлять налоговую службу о товарных остатках: прекращение прослеживаемости продукции (в частности, при её утилизации) и передача прослеживаемой продукции как вклад в уставный капитал. Следует отметить, что Положение № 1108 не содержит подобных требований.

Налоговики на следующий календарный день после получения уведомления присвоят товарной партии регистрационный номер и сообщат его юрлицу или ИП.

Направить уведомление в ФНС можно только в электронном виде. Документ должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью.

Если ФНС обнаружит в уведомлении ошибки, их нужно исправить не позднее следующего рабочего дня, направив корректировку.

Привлечение к ответственности нарушителей режима прослеживаемости

В письме № ЕА-4-15/9208@ от 30.06.2021 ФНС сообщила, что система прослеживаемости продукции находится в переходном периоде. Этот период продлится не менее 1 года. За нарушения режима прослеживаемости пока не предусмотрены меры ответственности.

Читайте также Чек-лист проверки налоговых рисков при работе с самозанятыми